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プレゼンが得意になる!見やすいパワーポイントの作り方!

パワーポイントのアイコン

Introduction

こんにちわ。

医師のかたわら研究もやっている こるく31 と言います。

サイトにお越し頂き、ありがとうございます!

 

さっそくですが、私は大学病院にいることもあり、初期/後期臨床研修医学生を指導することが度々あります。

そんな中、学会の症例発表勉強会のプレゼンテーションを指導することが少しずつ増えてきました。

そこで、今回は私が諸先輩方から教わった「プレゼンテーションのコツ」を記事にして、それを皆さんと共有したいと思います!

Teaching is Learning
半学半教

 

Method

なるべく One slide, One minute, One message を意識する

これは、1つのスライドをなるべく1分前後ぐらいで長めに話し、その中に含めるメッセージを1つにすることを意味しています。

つい文章を長くして沢山のメッセージを1スライドに詰め込みがちですが、スライドに載せる文章は可能な限り短く、そして伝えたいメッセージは1つだけにすることが理想的です。

もちろん、発表内容が症例提示研究発表講義かなどによって条件が異なり、多くの場合で理想通りには行きませんが、これを基本スタンスとして意識しておくことが重要です。

長い文章をたくさん載せれば、それを読み上げればいいだけなので本番が楽ですが、9割近くの観客は最初の1, 2行で力尽きると思ってください。

また、よくある事ですが One slide, One message の原則だけを守りスライド数がとても多くなることがあります。

そういったケースでは時間制限により1スライドが数秒で切り替わることになり、観客がついていくのが大変になります。

 

以上のように、載せる文章を厳選することでスライドの枚数を抑え、その分、載せた文章をゆっくり分かりやすく説明すると、聞き手に自分の伝えたいメッセージが届きやすくなります。

 

せっかく調べた知識実験データを載せないのは勿体ないように思いますが、載せなかった余力がある分だけ、質疑応答が楽になると思って下さい。

少し勿体ないぐらいが、ちょうどいいと思います。

 

文章を短くするためには?

載せる文章を選別するために「最終的に自分が何を伝えたいか(=最終ゴール)」を明確にしておきましょう。

最終ゴールにつながる必要最低限の文章のみを残していくと、すっきりしたスライド/プレゼンテーションになります。

 

原稿を見ない

個人的な意見ですが、原稿を見ながら発表すると、とても無機質な印象を受けます。

また、あまり自信がないように映り、大事なメッセージが伝わりにくくなります。

最初は慣れず大変かもしれませんが、原稿を見ないで発表することを強くオススメします。

 

原稿を見ないで発表するには?

慣れないうちは、アニメーション機能を使うと便利です。

具体的には、まず、スライドの一部のみを表示して、それについて言及します。

そして、次に話したいことをアニメーション機能で1つ1つ表示(pop-up)させ、さらに1つ1つ言及していきます。

以下、具体例です。

この方法だと緊張しても話す順番を混同しないため、本番が少し楽になります。

また、聞き手もどこを見ればいいか一目瞭然になるため、聞きやすくなります。

 

全体像を示す

これはプレゼンテーションが「どれぐらいの長さ」「今どの地点にいるか」を示すことです。

具体的な方法として、次の2つがあります。

目次を作る

目次を最初に示すことで、観客が発表の全体像を把握することが出来ます。

そうすることで、個人の興味に合わせて「集中して聞く部分」「少し流して聞く部分」の計画が立てられ、聞き手側が楽になります。

 

スライド番号をつける  

ex. 7/30, 8/30・・・21/30・・・

番号をふることで、あとどれぐらい発表が続くのかの予想がつきます。

また、スライド番号があることで、質疑応答の時に質問者が聞きたいスライドを特定しやすいです。

 

強調したい箇所は Font 変更

助成金の申請などでも言えますが、特に強調したい単語フレーズ「太字」「赤字」「下線付き」にすると、メッセージが伝わりやすくなります。

しかし、多すぎると却って見にくくなるので、適度に強調することが重要です。

ちなみに、最近、私はなるべく iPad mini を使って発表しており、強調したい部分は発表しながら Apple Pencil を使って丸で囲ってみたりしています。

 

その他、細かいこと

スライドの背景はなるべく白を使う。字が最も読みやすくなります。

文章が読みやすいように、行間*を適宜変更する。

文章が変なところで改行されていないか注意。

・Font(書体とサイズ)を統一する。Power Point ではMS Pゴシックがオススメ。

・参考文献(Reference)をちゃんと載せる。

スライドの下 1/4 は後ろの観客には見えづらいので、図や文章はなるべくスライドの上部分に持ってくる。

文章や図は、「配置」機能を使って綺麗に整列させる。

*行間:下の赤丸のボタンを押すことで、変更できます。

 

応用編

クイックアクセスの利用(少しマニアックです)

PowerPoint でスライドを作るとき、テキストボックスを挿入したり、Font を変更したりと、様々な繰り返し作業が必要になります。

しかし、比較的よく使うツールは限られているため、素早く理想のツールを出したい方には「クイックアクセス」を使うことをオススメします。

 

上記は、私のパワーポイントの編集画面です。

余分なツールは表示させず、クイックアクセスのみ表示させることで、編集画面を大きく保つことが出来ます。

また、クイックアクセスによく使うツールを登録しておくことで、キーボード操作のみで各ツールを素早く導き出すことが出来ます。

ちなみに、クイックアクセスの登録はクイックアクセスツールバー右クリックすることで編集可能です。

もしくは、各ツールを右クリックして「クイックアクセス ツールバーに追加」をクリックすることでも可能です。

私の設定では、以下のキーボード操作で各ツールを表示させることが出来ます。

「Alt+1+h」横文字テキストの挿入
「Alt+2」文字を小さく
「Alt+3」文字を大きく
「Alt+4」書式変更
「Alt+5」文字の編集
「Alt+6」枠線の編集
「Alt+7」塗りつぶし
「Alt+8」トリミング
「Alt+9」やり直し
「Alt+10」箇条書き
「Alt+11」配置設定
「Alt+12」図形の挿入

※Altの後に続く番号は、クイックアクセスの右端から登録した順番になります。
※私は上5つを完全にキーボード操作で行い、残りはマウスを使っています。
※繰り返しになりますが、クイックアクセスを使うにはツールの登録が必要です。

 

意外と知らなそう、だけどよく使うショートカット

最後に、知っておくと便利なショートカットを載せておきます。

F2:テキスト入力中にF2を押すと、テキストボックス全体の選択に切り替わる。逆に、テキストボックス選択中にF2を押すと入力した文字全体を選択する。

F4:前の操作を繰り返す  
  ex. Fontの色変更 etc.

alt+F4:ソフトの終了

F5:スライドショー(最初から)

shift+F5:スライドショー(表示スライドから)

F7:全角カタカナ

F8:半角カタカナ

F9:全角英数文字

F10:半角英数文字

F12:名前を付けて保存

shift+space:かな入力モードのままで半角スペース

ctrl+m:新しいスライド挿入

 

スライド中のショートカット

Ctrl+l:レーザーポインター

Ctrl+p:ペン

Ctrl+i:蛍光ペン

 

Discussion

今回、PowerPoint を使った「プレゼンテーションのコツ」について記事を書きました。

本当は症例提示基礎研究かによって、さらに注意する点が異なってきますが、今回は、共通するざっくりとしたポイントだけを紹介しました。

皆さんのプレゼンテーションが成功することを願っています!

以上、最後まで読んで頂きありがとうございました!