さっそくですが、今回は iPad を使ったペーパーレス化について記事を書きました。
業種を問わず、仕事をしていく上では色んな書類を確認しますよね。
紙媒体の文書管理は手書きのメモなどが簡単に残せる反面、以下のようなデメリットがあるように思います。
- 物理的にスペースがとられる
- 目的の文書を探すのに手間がかかる
- 携帯性が悪い
一方で、デジタルの文書管理には、以下のようなメリットがあります。
- 目的の文書をみつけやすい
- 文字認識の設定をしておくと、単語の検索が可能
- 携帯性に優れる
また、最近はデジタル文書でも apple pencil などを使えば簡単に手書きのメモを残せるようになりました。
そこで今回は前述のとおり、iPad を使ったおすすめの文書管理、ペーパーレス化の方法をご紹介したいと思います！
ちなみに、私は第五世代のiPad mini を使っており、白衣に入れていつも持ち歩いています。
目次
文書の取り込み
まず、書類を iPad に取り込む方法には、私の知る限り以下の3種類あります。
- スキャナによる取り込み
- パソコンからの移動
- アプリを使った撮影
では、それぞれについて見ていきたいと思います。
スキャナによる取り込み
スキャナの購入
紙媒体の書類を電子化するにはスキャナが必要です。
スキャナには据え置き型、携帯型、ペン型など様々な種類があります。
基本的に生活環境で最も使いやすいものを選ぶのがいいでしょう。
ちなみに、私は据え置き型の Scan Snap ix 500 をかれこれ6年以上使用しており、今でも問題なく使えています。
携帯型・ペン型は使用経験がないので、以下に Scan Snap ix500を使ってみて良かった点を列挙しました。
- スキャン速度が速い
- 文字認識が可能
- 両面認識が可能
- 紙詰まりなどのトラブルが少ない
- スキャンの失敗が少ない
ちなみに、私が愛用している Scan Snap ix 500 は2019年3月に発売終了し、現在は新型の ix1500が販売されているようです。
スキャナからアプリへの取り込み（Scan Snapの場合）
Scan Snap でスキャンする文書はアプリを通して、直接 iPad に取り込むことが出来ます。
まず、スキャナと iPad が同じ Wifi 環境にあることを確認します。
次に Scan Snap のアプリ画面で「Scan」ボタンを押すと文書がスキャンされて、iPad に取り込まれます。
取り込んだ文書はそのままでも閲覧可能ですが、文書の編集・管理・表示方法の観点から横の「・・・」をタップして、指定したアプリで閲覧しましょう。
PC から iPad への移動
書類をパソコンから iPad に移動させる方法はたくさんあります。
以下に、その一部をご紹介します。
メールアカウントの追加
メールに添付されてくる書類が多い場合は、あらかじめ iPad にもメールが届くように設定しておくと便利です。
方法は「設定」→「パスワードとアカウント」→「アカウントを追加」で簡単にできます。
オンラインストレージの使用
文書を Dropbox や OneDrive 内で保存しておくと、パソコンと iPad の両方から編集できてとても便利です。
しかし、無料アカウントの場合は容量制限があるため注意が必要です。
GoodReader へ直接送る
こちらはアプリの Goodreader を使っている人に限定の方法です。
まず、アプリの最初の画面で「WiFi」ボタンをタップすると IP-addressが表示されます。
この画面は作業が終わるまで、開けたままにしておきましょう。
次に、パソコンで何かしらのフォルダを開きます。
上の欄にアプリで表示された IP-addressを直接入力します。
そうすると WiFi 接続でアプリと同期し、パソコン画面上からアプリ内の編集が出来るようになります。
この方法でデータの取り入れ、取り出しが可能になります。
iTunes 経由
まず、ケーブルでパソコンと iPad をつなぎます。
パソコンで iTunes を起動し「iPad」 →「ファイル共有」→「（指定のアプリ）」へと順に選択していきます。
最後に、「書類」と書かれた右枠に Drag and Drop で文書の移動が可能です。
メールで送る
最も古典的な方法ですが、パソコンからメールで文書を iPad に送ることももちろん可能です。
アプリを使った撮影
私は Scan Snap があるのであまり使っていませんが、写真を PDF 化するのに便利なアプリがあります。
一例として、私は紙媒体の書類をすぐに PDF 化したい時は CamScanner を使っています。
おすすめの PDF 閲覧アプリ
最後に、おすすめの PDF 閲覧アプリをご紹介します。
私はこれまでに数多くの PDF 閲覧アプリを検証してきましたが、アプリを選択する上では、以下の２つの特徴を踏まえる必要があると感じました。
1. 漠然とした表現ですが、なるべくメジャーなアプリを使う
マイナーなものは、途中でアップデートされずに放置されることがあります。
このような場合、iOS がアップデートされるとアプリそのものを開けなくなり、文書を閲覧／取り出すことが出来なくなる危険があります。
2. すべての機能を兼ね備えたアプリはなく、最終的には自分の使用用途で選ぶ
どのアプリも一長一短があり、最終的には自分の使用用途を明確にしてアプリを選ぶ必要があります。
私は上記2点の考慮し、用途に分けて２つの PDF 閲覧アプリを使用しています。
- 仕事用文書 ＝ ざっと読む ＋ すぐに見つけ出す用
- 読書用（論文・本・教科書など） ＝ 読みながらメモを取る用
そして、①仕事用文書としては goodreader、②読書用としてはGoodnotes がおすすめです。
それぞれの具体的な使い方については、いいサイトがたくさんありますので他稿に譲りたいと思います。
まとめ
以上が、現時点で私が考える iPad を使ったペーパーレス化の方法です。
最初は最適化するのに時間がかかりますが、一度使い慣れると非常に便利なので、ぜひペーパーレス化を実践してみて下さい！
以上、最後まで読んで頂きありがとうございました。